差旅费用这么高，你造吗?

 

　　差旅管理作为企业内部支出较大的类别，项目管理上都会面临多少挑战?未来的发展趋势如何?希望大家能在下面的文字中找到一些答案。

　　以下2014年调研数据来自专业机构JF Pearson。在调研数据中，71.68%的外资企业年差旅花费在2亿5千万以下，主要为机票、酒店以及其他差旅费用，这部分费用的管理者通常为公司采购部或行政部，且70%的企业都有内部严格的差旅政策和审批报销系统。背靠大树好乘凉，这么巨大的花费，让采购部腰杆直了，说话声音大了，但是不是采购从此所向披靡了呢?我们来看看其中的机遇与挑战。

　　机票和酒店，这两个差旅最频繁使用的资源，怎么管好呢?

　　对于近70%的受访者反馈公司有固定的协议航空公司和酒店，而且差旅政策规定是优先选择这类资源。但请注意这里的措辞，是优先选择，即,Prefer, not mandatory。

　　

 

　　机票：倡导提前预定或者预定低价机票，目的是最大限度节约费用。

　　通常是通过一家差旅服务商预定，采购与服务商签订服务收费标准，有时候也会与航空公司签订三方协议，以确保能拿到更优质的价格。

　　

 

　　酒店：建议选择协议酒店。

　　通常采购部在签订这些酒店之前，是根据上年的花费(酒店间夜量)谈定一个协议价格，按理来讲，员工不需要再在出差前费力查找符合差旅政策价格的酒店，只需要在名单里选其一(频繁差旅城市不会只有一家酒店选择)，唯一要做的是按照名单预定即可。

　　

 

　　与固定的差旅服务商合作也是解决方案之一

　　近半数企业都有至少1家固定的差旅服务商。对于外资企业而言，他们更愿意选择与之匹配的外资背景的差旅供应商合作。受访者还列举了供应商选择的标准和要求，看完下面这幅图，有没有觉得做供应商也是蛮不易的。

　　

 

　　按理来讲，采购为公司找到了合适的资源，高标准严要求，收费标准恨不得计较到一分一厘，能非常明确地看到费用节省的空间。如果一切按照预想的方式进行，那么到年底时会达成多么客观的Saving呀!

　　困难来了：你的要求别人做不到!

　　大多数采购认为最大的困难和挑战是难以统一的员工预定习惯。例如：预定审批流程太繁琐、难以提前确定的差旅日程、低折扣票退改签的限制、排斥使用信用卡预订、协议酒店离办事的地方太远，等等等等。

　　

 

　　公司内部的间接采购，通常都会收到这样的指令，即：无论怎么管理都不能影响正常的business。因此，当用户把这个免死金牌掏出来的时候，我们可能连自己说话的声音都听不到了。当例外情况的比例越来越高时，Saving没了，领导还会Challenge采购的流程控制不严。如果采取黑名单和白名单，那无异于得罪更多用户。采购一方面要求供应商：NO PO NO TICKET, NO PO NO PAYMENT。但另一方面又要纠结于如何能让内部用户更加buy-in。

　　未来怎么解决这些困难?

　　1.坚信习惯的形成需要时间，但一定会养成的。

　　习惯和观念是很难被改变的，但是，这并不是不可能的事情。所有的企业管理者虽然会强调业务为先，但没有一个老板会愿意看到员工以此为借口大手大脚花钱。这也是为什么需要间接采购部门的原因之一。当用户看到其他行业采用同样的管理方式;最终感受到了便捷;老板看到了实际的费用节省金额，这些都是成功管理的证明。

　　2.新兴技术的应用

　　随着移动应用的发展与普及，这种方式在差旅管理中也开始实施。这类应用程序中，用户关注的功能如下图，其中数查询预订功能为最重要：

　　

 

　　移动互联网改变了大家的生活，线上带来的便利也能大大提高用户的使用体验和满意度，操作流程与数据抓取更加简单而透明。

　　这些解决方案都是辅助手段，真正实现是离不开间接采购部门的工作，是体现在日常的服务与无数次的沟通中。就服务而言，采购是一个无法让所有人都满意的工作，既然不能做到周全，那就要抓住核心目标，成本控制、内部管理、流程监管等等，随便列举几个职能都是公司任何其他部门不可能独立做到的，这也正是间接采购的价值所在。